DeskRH s’impose comme une solution incontournable pour la gestion numérique sécurisée des documents RH. Cette plateforme de coffre-fort numérique dédiée aux ressources humaines facilite la dématérialisation, l’archivage sécurisé et l’accès contrôlé aux fichiers sensibles, tout en respectant les exigences réglementaires actuelles. En optant pour DeskRH, les entreprises bénéficient :
- d’un archivage sécurisé des documents RH avec une conservation jusqu’à 50 ans,
- d’une simplification de la gestion électronique des bulletins de paie et contrats,
- d’un accès facilité et à vie pour chaque salarié à ses documents,
- d’une sécurité renforcée avec une conformité aux normes NF et au RGPD.
Ces avantages, qui couvrent aussi bien la protection des données que la gestion ergonomique dans les services RH, seront développés dans les sections suivantes afin de mieux comprendre ce que DeskRH peut apporter à votre organisation.
Fonctionnalités avancées de DeskRH pour la sécurité des données et la gestion électronique des documents RH
DeskRH incarne une nouvelle génération de coffre-fort numérique équipé pour gérer efficacement vos documents RH tout en assurant une sécurité inégalée. La plateforme, pensée pour répondre aux défis complexes liés à la protection des fichiers sensibles, offre un archivage sécurisé certifié, garantissant intégrité et confidentialité des données sensibles. Grâce aux certifications NF 203 CCFN et NF 461 SAE, DeskRH garantit que chaque document conservé peut être opposé juridiquement, notamment en cas de contentieux lié aux ressources humaines.
La gestion électronique via DeskRH inclut notamment la distribution automatique et contrôlée des bulletins de paie et contrats, réduisant ainsi considérablement les interventions manuelles dans le département RH. Les administrateurs peuvent déposer, organiser et suivre les documents, tout en bénéficiant d’un accès contrôlé par profils, afin que seules les personnes habilitées manipulent ces données sensibles.
Pour illustrer la puissance de DeskRH, prenons le cas d’une PME de 100 salariés ayant migré de l’archivage papier traditionnel à DeskRH en début d’année. Cette entreprise a réduit ses coûts de gestion d’archivage de 40 % et a constaté une diminution du temps consacré à la recherche documentaire de près de 70 %. En ajoutant l’aspect sécuritaire, ce passage au coffre-fort numérique crée une valeur ajoutée quantifiable, renforçant la fiabilité des ressources humaines.
En analogue avec d’autres plateformes comme MyPeople Doc ou Arkevia, DeskRH se distingue par son intégration fluide, notamment avec des outils de paie populaires, facilitant ainsi le déploiement rapide au sein des organisations de toutes tailles.
Accessibilité et pérennité : comment DeskRH assure un accès à vie aux documents RH pour les salariés
Un point fort majeur de DeskRH réside dans la garantie d’un accès à vie pour chaque salarié à ses documents RH. Contrairement à des outils classiques où l’accès est interrompu après la fin du contrat, DeskRH offre à l’utilisateur un coffre-fort numérique personnel, sécurisé et accessible même des années après avoir quitté l’entreprise.
Cette continuité garantit un double avantage : le salarié conserve une trace fiable et infalsifiable de ses bulletins de paie, contrats, avenants et autres documents à valeur légale, tandis que l’employeur limite les risques de contestation liées à la gestion documentaire. Cette pérennité est rendue possible par une conservation juridique jusqu’à 50 ans, largement au-delà des obligations légales minimales.
Les utilisateurs peuvent se connecter simplement via DeskRH connexion sur le site officiel, avec un accès personnel protégé par des mécanismes de chiffrement puissants, assurant la confidentialité et la protection des données personnelles conformément au RGPD. Ce cadre garantit que seules les parties autorisées consultent leurs fichiers.
Ce service apporte également un gain d’autonomie considérable aux salariés, qui peuvent télécharger ou imprimer leurs documents sans solliciter le service RH, ce qui optimise les processus internes et améliore la satisfaction au travail.
Un témoignage d’une grande entreprise de service avec plus de 2 000 salariés illustre cette valeur : après avoir intégré DeskRH, ils ont constaté une baisse de 25 % des demandes répétées liées aux documents RH, libérant ainsi leurs équipes pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Intégration et automatisation : DeskRH, un outil compatible avec les solutions RH actuelles comme Silae
DeskRH excelle dans sa capacité à s’intégrer de manière transparente avec des logiciels de paie et de gestion RH utilisés dans les entreprises, notamment Silae, référence reconnue dans le domaine. Cette intégration facilite la dématérialisation complète des processus de distribution et d’archivage des documents RH. Les informations générées dans Silae sont automatiquement transférées vers le coffre-fort numérique DeskRH, garantissant cohérence et gain de temps.
Grâce à cette synchronisation, la gestion électronique devient fluide et sécurisée : les équipes RH configurent simplement la diffusion des bulletins de paie ou contrats via un processus de publipostage intégré. Les collaborateurs reçoivent des invitations personnalisées à activer leur coffre-fort numérique, relancées automatiquement en cas d’inactivité.
L’automatisation réduit drastiquement le risque d’erreur humaine lié à l’envoi manuel des documents ou à la gestion papier. Ce pilotage est assisté par des outils comme edocconnect, qui permettent le suivi en temps réel des statuts d’activation, refus ou anomalies, offrant ainsi une visibilité complète aux gestionnaires RH.
En complément de cette intégration, DeskRH offre une interface d’administration intuitive, adaptée aussi bien aux PME qu’aux grands groupes, renforçant la simplicité d’utilisation, ce qui se traduit par une adoption rapide au sein des équipes.
Comparaison entre DeskRH et autres coffres-forts numériques RH : un tableau d’analyse
Il convient de mettre en regard DeskRH avec d’autres outils similaires pour comprendre ses forces et limitations. Le tableau ci-dessous présente une comparaison rapide entre DeskRH et My Silae, en soulignant les spécificités essentielles :
| Caractéristiques | My Silae | DeskRH |
|---|---|---|
| Type de plateforme | Outil RH complet | Coffre-fort numérique sécurisé |
| Accessibilité pour le salarié | Accès temporaire pendant l’emploi | Accès à vie même après départ |
| Mise à disposition des bulletins de paie | Oui, remplace envoi par email | Oui, avec archivage sécurisé à long terme |
| Archivage des documents | Non | Oui, documents stockés à vie |
| Interaction avec la gestion RH | Gestion complète des absences et paie | Dépôt sécurisé des documents uniquement |
Cette comparaison met en évidence la spécificité de DeskRH dans la sécurisation à long terme et l’accès permanent, indispensable à une gestion responsable et conforme des documents RH. Elle illustre aussi que le choix de l’outil dépend des besoins de chaque organisation : un outil complet ou un coffre-fort sécurisé.
Meilleures pratiques pour paramétrer et exploiter DeskRH afin d’optimiser la protection des fichiers et la confidentialité
Pour tirer pleinement parti de DeskRH au sein de votre service RH, une mise en œuvre soignée est indispensable. La première étape consiste à créer un compte employeur via des interfaces telles que Silae Paie et à configurer correctement les accès utilisateurs, en respectant les principes d’attribution des droits selon les profils.
L’organisation interne de l’espace de travail numérique doit être pensée avec rigueur. Nous recommandons de structurer les dossiers par établissement, type de documents ou département, afin d’éviter toute confusion et d’accélérer la recherche documentaire.
Le tableau suivant liste des étapes clés recommandées pour un déploiement réussi :
| Étape | Action employeur | Action salarié | Résultat attendu |
|---|---|---|---|
| Création du dépôt | Publipostage via DeskRH | Réception du mail d’activation | Coffre créé et prêt à l’usage |
| Première consultation | Suivi via edocconnect | Activation par clic | Accès au coffre garanti à vie |
| Relance éventuelle | Envoi d’un rappel automatique | Validation tardive | Documents archivés sans interruption |
Sur le plan budgétaire, l’utilisation de DeskRH reste accessible avec des coûts moyens d’environ 1,10 € par bulletin dématérialisé et 0,45 € par dossier traité, contribuant à réduire les dépenses liées à la gestion papier et au travail manuel. Certaines offres commerciales incluent aussi des options supplémentaires sous forme de forfaits à partir de 5 € par salarié par mois.
Il s’agit de conjuguer simplicité opérationnelle et rigueur pour garantir la protection des fichiers tout en évitant les erreurs et retards de diffusion. Cette démarche sécurise la confidentialité des documents et introduit un cadre moderne, pérenne et conforme aux attentes réglementaires actuelles.
