Perdre du temps à chercher des documents importants vous irrite ? Découvrez plutôt comment Arkevia transforme ce chaos quotidien en véritable sérénité. Cette solution de gestion documentaire numérique agit comme un coffre-fort sécurisé pour vos données sensibles. Voyons concrètement ses atouts : rationalisation des processus métiers, dématérialisation simplifiée des bulletins de paie, et protection renforcée contre les cyber-risques. En effet, son architecture technique garantit une traçabilité complète tout en respectant les normes RGPD. Vous y trouverez également des outils intuitifs pour classifier et retrouver instantanément vos fichiers stratégiques. Une vraie bouffée d’oxygène pour les entreprises soucieuses d’efficacité opérationnelle.
Sommaire
- Arkevia : coffre-fort numérique pour une gestion documentaire simplifiée
- Fonctionnalités et bénéfices opérationnels
- Sécurité et conformité réglementaire
- Intégration dans l’écosystème numérique des entreprises
- Perspectives et évolutions technologiques
Arkevia : coffre-fort numérique pour une gestion documentaire simplifiée
Arkevia se présente comme un coffre électronique sécurisé. Cette plateforme intuitive répond aux besoins des entreprises comme des professionnels indépendants en matière de gestion des fichiers administratifs. Son atout principal ? Centraliser en un seul espace l’ensemble des documents critiques.
L’outil propose un stockage en ligne sécurisé pour les bulletins de paie, contrats et autres ressources humaines. Les employés bénéficient d’une connexion unique pour accéder à leurs fichiers, tandis que l’employeur conserve le contrôle sur la confidentialité des données. Grâce à cette gestion centralisée, les équipes gagnent en efficacité sur les tâches quotidiennes. La dématérialisation des factures et la sauvegarde automatique des documents garantissent une protection optimale contre les pertes d’informations.
Fonctionnalités et bénéfices opérationnels
Modules clés de l’écosystème
Quatre composants structurent l’offre Arkevia : archivage automatisé, recherche multicritère, circuits de validation et coffre numérique sécurisé. Le système de classement intelligent, simplifiant le stockage des documents professionnels.
La protection des informations sensibles constitue une priorité absolue. La plateforme Arkevia combine chiffrement AES 256, authentification renforcée et audits réguliers. Signe distinctif : ses certifications reconnues.
Simplification des tâches RH et administratives
L’outil facilite notamment la centralisation des bulletins de paie et contrats, améliorant l’accès des employés à leurs documents. Une étude récente montre que 70% du temps consacré aux dossiers du personnel est économisé. Quels gains concrets peut-on espérer ? Réduction des processus papier, meilleure accessibilité des fichiers, et gestion fluidifiée pour les services humains.
| Type de document | Durée de conservation légale minimale | Recommandations complémentaires |
|---|---|---|
| Bulletins de paie | 5 ans (Article L3243-4 du Code du Travail) | Conservation plus longue recommandée pour prouver les droits à la retraite. Arkevia assure une conservation de 50 ans. |
| Contrats de travail | 5 ans après la fin du contrat | |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans | |
| Documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel (relevés de salaires annuels) | Illimitée | |
| Documents relatifs à la formation professionnelle | 6 ans | |
| Livre, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration | 6 ans | |
| Dossier du personnel | 5 ans après le départ du salarié | |
| Déclaration d’accident du travail | 5 ans à compter de la date de l’accident | |
| Légende : Ce tableau présente les durées minimales de conservation des documents RH en France. Il est important de se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires. | ||
Sécurité et conformité réglementaire
L’infrastructure d’Arkevia repose sur un coffre numérique hébergé en France, avec un système de stockage répliqué sur trois sites géo-redondants. Cet espace sécurisé garantit non seulement la souveraineté des données professionnelles, mais aussi une accessibilité permanente des fichiers pour les employés.
Côté conformité, l’outil subit chaque année un audit exigeant de l’ANSSI – sans aucun incident critique recensé depuis 2018. Les entreprises y trouvent ainsi une gestion fiable pour leurs documents administratifs comme les bulletins de paie ou les factures électroniques. Une preuve concrète qui explique l’adoption croissante par les services RH soucieux de confidentialité.
Intégration dans l’écosystème numérique des entreprises
Arkevia s’interface naturellement avec les SIRH et outils de paie courants. Cette interconnexion simplifie considérablement le déploiement technique pour les professionnels, tout en garantissant un stockage sécurisé des documents administratifs.
Un client rapporte avoir réduit ses coûts d’archivage de 40% en six mois après avoir quitté son ancien système. Cette économie concrète démontre l’impact réel de la plateforme sur la gestion des ressources humaines et des fichiers sensibles.
Pour tirer pleinement parti d’Arkevia dans votre entreprise, quelques principes clés méritent attention. Voyons comment optimiser l’adoption par les salariés tout en préservant la confidentialité des données.
- Sécurisez l’accès au coffre numérique, et formez les employés aux enjeux de protection des identifiants. Une connexion rigoureuse protège bulletins de paie et contrats contre les intrusions.
- Accompagnez les utilisateurs grâce à des formations ciblées sur les fonctionnalités clés. Montrez-leur notamment comment classer efficacement factures et documents électroniques dans l’espace dédié.
- Adaptez l’interface selon les besoins métiers. Un service comptable aura par exemple besoin d’un accès rapide aux fichiers fiscaux, alors que les RH privilégieront les bulletins de salaire.
- Structurez une arborescence logique pour le stockage des informations. Utilisez des libellés cohérents et planifiez des vérifications régulières pour maintenir l’ordre dans ce coffre virtuel.
- Contrôlez régulièrement les activités via le journal d’audit. Activez les alertes de sécurité pour détecter toute connexion suspecte aux ressources sensibles.
En appliquant ces méthodes, vous transformerez Arkevia en véritable allié pour vos équipes. Les employés gagneront en efficacité pour gérer fichiers et factures, tandis que l’employeur bénéficiera d’un espace de stockage administratif à la fois accessible et sécurisé. La dématérialisation des documents n’aura plus de secret pour votre entreprise !
Perspectives et évolutions technologiques
La feuille de route 2024 d’Arkevia inclut l’IA de classification automatique et l’intégration blockchain pour les documents sensibles. Ces évolutions renforcent concrètement la gestion du coffre numérique tout en simplifiant le travail des équipes administratives. Les employés y gagnent un accès plus intuitif à leurs bulletins de paie ou contrats, sans compromettre la sécurité des données.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : le marché des coffres professionnels devrait croître de 23% d’ici 2026. Face à cette demande, Arkevia s’impose comme un outil incontournable pour les entreprises. Son coffre électronique répond précisément aux enjeux actuels – dématérialisation des factures, stockage sécurisé des dossiers salariés, et accessibilité permanente depuis n’importe quel espace de travail. Un atout clé pour les services RH qui doivent garantir à la fois confidentialité et efficacité opérationnelle.
Arkevia propose une gestion documentaire simplifiée, avec la sécurité des données en priorité et des gains de temps concrets pour les entreprises. Alors, pourquoi tarder à digitaliser vos processus et rationaliser votre espace de travail ? Passez à l’action dès maintenant : cette solution numérique pourrait bien devenir le levier insoupçonné pour libérer le plein potentiel de votre organisation.
